Mengakses data pada sheet yang lain pada file yang sama
Saat membuka program Ms Excel,
kita dihadapkan pada lembar kerja yang berupa work sheet yang defaultnya
terdapat tiga buah work sheet. Pada tiap worksheet user dapat membuat
berbagai macam data dan dokumen. Dengan demikian dalam satu file Excel bisa
terdapat berbagai macam data yang berbeda yang berada pada beberapa worksheet.
Jadi, data dalam Ms Excel lebih ringkas dan lebih praktis, karena dalam satu
file excel bisa terdapat berbagai macam data yang berada pada beberapa sheet
yang ada.
Hal yang seringkali user pemula
lakukan jika ingin melakukan copy paste data yang ada pada sebuah sheet untuk
dipindah ke sheet yang lain adalah dengan melakukan copy paste datanya, yaitu
menyeleksi atau blok sel yang akan dicopy kemudian di paste ke lembar pada
sheet yang lain. Cara yang demikian ini kadang hasilnya tidak sama persis
dengan data aslinya karena berbeda lebar kolom dan barisnya. Padahal ada cara
yang lebih mudah dilakukan dan hasilnyapun akan sama persis dengan data yang
dicopy. Format tulisan, rumus, lebar kolom dan baris dan data-data yang lainnya
akan sama persis. Cara tersebut adalah dengan melakukan copy paste worksheet
tersebut.
Untuk melakukan copy worksheet
di Ms Excel silahkan perhatikan langkah-langkah berikut ini :
- Klik kanan
pada worksheet yang akan dicopy kemudian pilih Move or copy
- Muncul
popup move or copy. Pada pilihan to Book, biarkan saja jika
sheet dicopy pada file (workbook) yang sama. Pilih pada file atau workbook
lain yang sedang terbuka jika dicopy ke file atau workbook lain. Pada
pilihan before sheet pilih salah satu atau pilih move to end
jika dipaste pada akhir sheet
· Hal akhir yang penting adalah beri tanda
centang pada opsi Create a copy (jika tidak dicentang maka sheet akan
berpindah tempat bukan dicopy) kemudian klik OK.
· Maka worksheet baru hasil copy paste telah
dibuat, hasil copy biasanya berupa nama sheet diikuiti nomor copy musalnya
sheet1 (1). Selanjutnya anda tinggal melakukan edit data yang ada pada worksheet
hasil copy tersebut sesuai dengan keinginan.
Mengakses data dari Sheet lain pada file yang berbeda
Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari
sheet maupun dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu
sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari
pengolahan data dari sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat
mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya
sesuai kebutuhan pada file ata sheet yang baru.
Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:
- Misalnya sheet yang anda
aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1
pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin
ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada
Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
- Dan jika anda ingin
memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan
cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik
dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
- Data pada Sheet2 akan selalu
terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada
Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2
Caranya untuk mengambil data dari file lain:
- Untuk mengambil data dari
file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data
dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal
Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter.
penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet
yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
- Jika anda kesulitan untuk
menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka
pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan
diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet
dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya
pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu
tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter,
maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai
sheet dan range yg diinginkan.
- Data di file data2.xlsx ini
juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi
perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah
Master Excel, Kamis, 10 Desember 2009\
Manajemen
Data pada Excel 2007 - Mengurutkan Data dengan Sort
Sort adalah perintah untuk mengurutkan data
berdasarkan kondisi tertentu. Cara menggunakan perintah ini adalah sebagai
berikut :
Tempatkan kursor di dalam tabel data.
Klik menu
Data.
Pada ribbon-bar klik
Sort.
Kotak dialog Sort akan tampil seperti berikut ini.
Keterangan:
- Bagian Sort by berisikan nama field atau nama
kolom yang digunakan sebagai acuan pengurutan data.
- Bagian Sort On digunakan untuk menentukan tipe
data yang ingin diurutkan.
- Bagian Order digunakan untuk menentukan kondisi
pengurutan data, yaitu secara Ascending (menaik) atau Descending
(menurun).
- Tombol Add Level digunakan jika kita ingin
mengurutkan data pada beberapa kolom atau beberapa baris sekaligus.
- Tombol Options digunakan untuk menentukan arah
pengurutan data, apakah berdasarkan kolom (dari atas ke bawah) atau
berdasarkan baris (dari kiri ke kanan).
- Pilihan My data has headers sebaiknya diaktifkan
agar pada bagian Sort by dapat terlihat judul kolom atau judul baris yang
terdapat pada tabel.
Sebagai contoh, pada tabel penjualan berikut ini:
Untuk
mengurutkan nilai penjualan dari nilai terkecil sampai ke nilai terbesar, pilih
field PENJUALAN 1 pada bagian Sort by lalu tekan tombol Ok.
Perhatikan
tampilan data yang telah mengalami perubahan seperti berikut ini. Kolom PRODUK
tidak berurutan namun kolom PENJUALAN 1 telah diurutkan.
Data Validation pada Excel
Data Validation merupakan salah satu tool pada excel yang berguna untuk
menghindari kesalahan disaat memasukkan data. Langkah-langkah menggunakan tool
Data Validation adalah sebagai berikut:
1. Langkah pertama, buat contoh data.
2. Buat tabel untuk melengkapi kolon jenis kelamin seperti
gambar berikut
3. Klik cell C2, klik data pilih validation. kemudian Ikuti
petunjuk di bawah ini
Pada tab Settings pada Allow pilih list
Klik tab Error Alert dan isikan seperti gambar di samping.
Kemudian klik ok.
4. Sekarang pada cell c2 akan muncul combo box
5. Untuk membuat cell yang lain menjadi seperti cell c2 maka
copy paste cell c2 ke kolom yang lainnya.
Filter pada Excel
Filter dalam excel jika kita definisikan fungsi nya adalah
sebagai tombol penyaring untuk kita memilih data apa yang akan di munculkan
pada suatu tabel dengan kategori yng telah di tentukan.
Cara membuat fiter :
- dari gambaran contoh di atas misalnya kita hanya ingin memunculkan atau melihat
data berdasarkan proses castingnya saja dari beberap proses yang ada, maka kamu
cukup klik pada cel yang berwarna hijau yang menandakan area proces yang kasih
tanda panah dengan huruf A lalu klik pada
toolbar diatas yang gue kasih tanda panah dengan huruf B hingga di situ muncul tanda filter yang gue
kasih tanda panah C. Ok jika semua itu
udah kamu lakukan maka secara otomatis maka kamu menambahkan fungsi filter pada
data tersebut. Berikut tampilannya setelah kamu beri filter, di dalam cell yang
kamu klik tadi akan muncul icon baru berbentuk kotak kecil
- Selamat jika kamu bisa membuat sampai di sini maka sekarang
kamu bisa mengolah data tersebut dengan filter yang sudah kamu buat tadi.
Ok.....mari kita coba, dengan memfilter data tersebut berdasarkan process
casting saja.
- Pada gambar di atas jika kita klik icon filter pada cell
maka akan muncul tampilan yang meminta kita untuk memarking atau beri tanda
pada kolom di sampingnya sesuai kriteria yang kita inginkan. Setelah di beri
marking maka data tersebut hanya akan memunculkan data yang sesuai dengan
kriteria yang kita inginkan.
