Prosedur-prosedur yang ada pada excel

Mengakses data pada sheet yang lain pada file yang sama

Saat membuka program Ms Excel, kita dihadapkan pada lembar kerja yang berupa work sheet yang defaultnya terdapat tiga buah work sheet.  Pada tiap worksheet user dapat membuat berbagai macam data dan dokumen. Dengan demikian dalam satu file Excel bisa terdapat berbagai macam data yang berbeda yang berada pada beberapa worksheet. Jadi, data dalam Ms Excel lebih ringkas dan lebih praktis, karena dalam satu file excel bisa terdapat berbagai macam data yang berada pada beberapa sheet yang ada.

Hal yang seringkali user pemula lakukan jika ingin melakukan copy paste data yang ada pada sebuah sheet untuk dipindah ke sheet yang lain adalah dengan melakukan copy paste datanya, yaitu menyeleksi atau blok sel yang akan dicopy kemudian di paste ke lembar pada sheet yang lain. Cara yang demikian ini kadang hasilnya tidak sama persis dengan data aslinya karena berbeda lebar kolom dan barisnya. Padahal ada cara yang lebih mudah dilakukan dan hasilnyapun akan sama persis dengan data yang dicopy. Format tulisan, rumus, lebar kolom dan baris dan data-data yang lainnya akan sama persis. Cara tersebut adalah dengan melakukan copy paste worksheet tersebut.

Untuk melakukan copy worksheet di Ms Excel silahkan perhatikan langkah-langkah berikut ini :

• Klik kanan pada worksheet yang akan dicopy kemudian pilih Move or copy

 

• Muncul popup move  or copy. Pada pilihan to Book, biarkan saja jika sheet dicopy pada file (workbook) yang sama. Pilih pada file atau workbook lain yang sedang terbuka jika dicopy ke file atau workbook lain. Pada pilihan before sheet pilih salah satu atau pilih move to end jika dipaste pada akhir sheet

 

·  Hal akhir yang penting adalah beri tanda centang pada opsi Create a copy (jika tidak dicentang maka sheet akan berpindah tempat bukan dicopy) kemudian klik OK.

·  Maka worksheet baru hasil copy paste telah dibuat, hasil copy biasanya berupa nama sheet diikuiti nomor copy musalnya sheet1 (1). Selanjutnya anda tinggal melakukan edit data yang ada pada worksheet hasil copy tersebut sesuai dengan keinginan.

Mengakses data dari Sheet lain pada file yang berbeda

Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari sheet maupun dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file ata sheet yang baru.

Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:

1. Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
2. Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
3. Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2

Caranya untuk mengambil data dari file lain:

1. Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
2. Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
3. Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah

Master Excel, Kamis, 10 Desember 2009\

Manajemen Data pada Excel 2007 - Mengurutkan Data dengan Sort

Sort adalah perintah untuk mengurutkan data berdasarkan kondisi tertentu. Cara menggunakan perintah ini adalah sebagai berikut :

Tempatkan kursor di dalam tabel data.

 Klik menu Data.

 Pada ribbon-bar klik Sort.

 

Kotak dialog Sort akan tampil seperti berikut ini.

Keterangan:

• Bagian Sort by berisikan nama field atau nama kolom yang digunakan sebagai acuan pengurutan data.
• Bagian Sort On digunakan untuk menentukan tipe data yang ingin diurutkan.
• Bagian Order digunakan untuk menentukan kondisi pengurutan data, yaitu secara Ascending (menaik) atau Descending (menurun).
• Tombol Add Level digunakan jika kita ingin mengurutkan data pada beberapa kolom atau beberapa baris sekaligus.
• Tombol Options digunakan untuk menentukan arah pengurutan data, apakah berdasarkan kolom (dari atas ke bawah) atau berdasarkan baris (dari kiri ke kanan).
• Pilihan My data has headers sebaiknya diaktifkan agar pada bagian Sort by dapat terlihat judul kolom atau judul baris yang terdapat pada tabel.

Sebagai contoh, pada tabel penjualan berikut ini:

Untuk mengurutkan nilai penjualan dari nilai terkecil sampai ke nilai terbesar, pilih field PENJUALAN 1 pada bagian Sort by lalu tekan tombol Ok.

Perhatikan tampilan data yang telah mengalami perubahan seperti berikut ini. Kolom PRODUK tidak berurutan namun kolom PENJUALAN 1 telah diurutkan.

  

http://mugi.or.id/blogs/arhiez/archive/2008/12/04/manajemen-data-pada-microsoft-excel-2007-mengurutkan-data-dengan-sort.aspx

Data Validation pada Excel

Data Validation merupakan salah satu tool pada excel yang berguna untuk menghindari kesalahan disaat memasukkan data. Langkah-langkah menggunakan tool Data Validation adalah sebagai berikut:
 1. Langkah pertama, buat contoh data.

2. Buat tabel untuk melengkapi kolon jenis kelamin seperti gambar berikut 

3. Klik cell C2, klik data pilih validation. kemudian Ikuti petunjuk di bawah ini

Pada tab Settings pada Allow pilih list

Klik tab Error Alert dan isikan seperti gambar di samping. Kemudian klik ok.

4. Sekarang pada cell c2 akan muncul combo box

5. Untuk membuat cell yang lain menjadi seperti cell c2 maka copy paste cell c2 ke kolom yang lainnya.

Filter pada Excel

Filter dalam excel jika kita definisikan fungsi nya adalah sebagai tombol penyaring untuk kita memilih data apa yang akan di munculkan pada suatu tabel dengan kategori yng telah di tentukan.

Cara membuat fiter :

• dari gambaran contoh di atas misalnya kita hanya ingin memunculkan atau melihat data berdasarkan proses castingnya saja dari beberap proses yang ada, maka kamu cukup klik pada cel yang berwarna hijau yang menandakan area proces yang kasih tanda panah dengan huruf A lalu klik pada toolbar diatas yang gue kasih tanda panah dengan huruf B hingga di situ muncul tanda filter yang gue kasih tanda panah C. Ok jika semua itu udah kamu lakukan maka secara otomatis maka kamu menambahkan fungsi filter pada data tersebut. Berikut tampilannya setelah kamu beri filter, di dalam cell yang kamu klik tadi akan muncul icon baru berbentuk kotak kecil

• Selamat jika kamu bisa membuat sampai di sini maka sekarang kamu bisa mengolah data tersebut dengan filter yang sudah kamu buat tadi. Ok.....mari kita coba, dengan memfilter data tersebut berdasarkan process casting saja.

 

 

• Pada gambar di atas jika kita klik icon filter pada cell maka akan muncul tampilan yang meminta kita untuk memarking atau beri tanda pada kolom di sampingnya sesuai kriteria yang kita inginkan. Setelah di beri marking maka data tersebut hanya akan memunculkan data yang sesuai dengan kriteria yang kita inginkan. 

http://program-excel.blogspot.com/2011/02/cara-menggunakan-filter-pada-excel.html